The new rules for further use of public documents

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Translation in to English via Google Translate (Original text in German follows afterwards)

Austrians get a fundamental right to use financed with Steuergerldern documents for their own purposes for the first time. On July 18, an amendment to the occurs Informationsweiterverwendungsgesetz Act (IWG) came into force, which regulates the use of documents that are in the possession of public entities. The National Council has the changes in June unanimously .

Austria is thus at the federal level, a reform of the EU Public Sector Information Directive to (PSI). Similar rules have to be decided on the state level, several Länder – Salzburg , Upper Austria , Lower Austria , Styria and Burgenland – have already done and lead the new re-use rights at the same time to collar a.

Here the most important new features:

Fundamental right to re-use
Documents covered by the IWG, can now be used for commercial and non-commercial purposes. The law also applies to libraries, museums and archives, the documents on which they have intellectual property rights, to provide for any further use according to the IWG.

The IWG is valid for …

  • Documents – any content, regardless of its medium – the federal agencies and companies create public as part of their public duty.

… And does not apply to:

  • Documents that are created by a public authority exclusively for commercial purposes and in competition with other market participants for consideration.
  • Contents, which are not accessible on the basis of the current legal situation – professional secrecy and data protection regulations will therefore not attenuated by the IWG.

Obligation to publish documents in an open, machine-readable format

“Public bodies have documents that are in their possession, provide in all available formats or languages ​​and, where possible and appropriate, in open and machine readable format along with associated metadata. Both formats, as well as the metadata that should be as close as possible to the formal, open standards. “

Public authorities are not obliged to create or adapt documents again if this is connected to a “disproportionate effort”, “goes beyond a simple processing.”


The explanation of the IWG-novella describes a document as a machine-readable, “when it is in a file format that is structured so that software applications to easily identify the specific data, recognize and extract.

Machine-readable formats can be open or protected; they can correspond to a formal standard or not. Documents that are encrypted in a file format that restricts an automatic processing because the data can not be extracted easily from them or not, are not regarded as machine-readable. “

An open format is defined as “a file format that is platform-independent and the public without restrictions that would be the use of documents hindrance, will be made ​​available”.


Cost Limit

It is up to public authorities, free of charge to provide documents for re-use. Where objections are fees, then allowed public bodies not collect fees higher than arising from the reproduction, provision and dissemination marginal costs – thus the costs incurred by the production of an additional unit.

The law allows that a distinction is made ​​between non-commercial and commercial use, and for example, fees may be charged for all commercial use of documents whose non-commercial use is free.

The explanations of the Law noted that the average cost of database ownership are low and marginal costs are close to zero. Therefore, public bodies are recommended to levy any charges for downloadable documents, since the driving of such charges itself causes costs.

However, there are three exceptions, the marginal cost principle does not apply to:

  1. public bodies that have to be covered by revenue generated a substantial portion of their costs associated with fulfilling its public service task;
  2. Documents for which the affected public body must generate sufficient revenues to cover a substantial part of the cost of their acquisition, production, reproduction and dissemination;
  3. Libraries, museums and archives.

Inventory

On data.gv.at creates a stock list of the most important documents, including metadata. (The date probably underused information Next Usage tab on usp.gv.at is set.)

Furthermore, the IWG, however, requires that requests for re-use of documents shall be submitted in writing to the public body, which retains the document requested is (§5).

Conclusion

The implementation of the PSI Directive and the amendment of the IWG Austria implements the compulsory task and introduces EU minimum standards. In addition, one does not go.
The legal basis for Open Data is strengthened with the IWG – the first time the term is mentioned, for example “machine-readable” with regard to public information in a federal law. Similarly data.gv.at as a central platform for Open Data and documents public anchored.

Although the IWG introduces an obligation for machine-readable documents, but there are enough loopholes for the administration to publish documents as usual in non-further processable formats and without open licenses. Also, there are no sanctions or control mechanisms in order to accelerate the implementation of the IWG.

Furthermore, lacking a national and political at the highest level supported open data strategy, as well as sufficient resources in order to advance the issue of open data at all levels of management. Really politically responsible is still no one on the subject at the federal level.

It needs further measures to raise awareness, so that in the future more and more employees of the administration have the theme of Open Data in mind, recognize the added value, and make as much as possible the knowledge of the management accessible and usable. The Cooperation OGD Austria has already achieved a lot in this respect, but it needs more resources to bring about the necessary cultural change. Resources it needs for the civil society, which is concerned with Open Data and its applications.

The next important step will be the announcement for autumn reform of official secrecy and be the decision of a Freedom of Information Act. Thus citizens should also finally get in Austria the right to information and access to the file – and thus the right to use of generated knowledge with public funds.

For further reading

In March, we have our opinion submitted for consideration of the IWG amendment to parliament and about in a blog post summarizes all information.

We thank the Internet Foundation Austria (IPA) for the support of the funding netidee.at .

Original German text

ÖsterreicherInnen erhalten erstmals ein grundsätzliches Recht darauf, mit Steuergerldern finanzierte Dokumente für eigene Zwecke zu gebrauchen. Am 18. Juli tritt eine Novelle des Informationsweiterverwendungsgesetzes (IWG) in Kraft, das die Nutzung von Dokumenten regelt, die sich im Besitz öffentlicher Stellen befinden. Der Nationalrat hat die Änderungen im Juni einstimmig beschlossen.

Österreich setzt damit auf Bundesebene eine Reform der EU Public Sector Information Richtlinie (PSI) um. Entsprechende Regelungen müssen auch auf Landesebene beschlossen werden, mehrere Bundesländer – Salzburg, Oberösterreich, Niederösterreich, Steiermark und Burgenland – haben dies bereits getan und führen die neuen Weiterverwendungsrechte zeitgleich zum Bund ein.

Hier die wichtigsten Neuerungen:

Grundsätzliches Recht auf Weiterverwendung

Dokumente, die unter das IWG fallen, können nun für kommerzielle und nicht-kommerzielle Zwecke weiterverwendet werden. Das Gesetz gilt auch für Bibliotheken, Museen und Archive, die Dokumente, an denen sie geistige Eigentumsrechte haben, gemäß dem IWG zur Weiterverwendung bereitstellen können.

Das IWG gilt für…

  • Dokumente – jeden Inhalt, unabhängig von der Form des Datenträgers – die Bundesstellen und Unternehmen der öffentlichen Hand im Rahmen ihrer öffentlichen Aufgabe erstellen.

… und gilt nicht für:

  • Dokumente, die von einer öffentlichen Stelle ausschließlich zu kommerziellen Zwecken und im Wettbewerb mit anderen MarktteilnehmerInnen gegen Entgelt erstellt werden.
  • Inhalte, die auf Basis der derzeitigen Rechtslage nicht zugänglich sind – Amtsgeheimnis und Datenschutzbestimmungen werden durch das IWG also nicht abgeschwächt.

Verpflichtung, Dokumente in offenem, maschinenlesbarem Format zu veröffentlichen

“Öffentliche Stellen haben Dokumente, die sich in ihrem Besitz befinden, in allen vorhanden Formaten oder Sprachen und, soweit möglich und sinnvoll, in offenem und maschinenlesbarem Format zusammen mit den zugehörigen Metadaten bereitzustellen. Sowohl die Formate, als auch die Metadaten, sollten so weit wie möglich formellen, offenen Standards entsprechen.”

Öffentliche Stellen sind jedoch nicht verpflichtet, Dokumente neu zu erstellen oder anzupassen, wenn dies mit einem “unverhältnismäßigen Aufwand” verbunden ist, “der über eine einfache Bearbeitung hinausgeht”.


Die Erläuterung der IWG-Novelle beschreibt ein Dokument als maschinenlesbar, “wenn es in einem Dateiformat vorliegt, das so strukturiert ist, dass Softwareanwendungen die konkreten Daten einfach identifizieren, erkennen und extrahieren können.

Maschinenlesbare Formate können offen oder geschützt sein; sie können einem formellen Standard entsprechen oder nicht. Dokumente, die in einem Dateiformat verschlüsselt sind, das eine automatische Verarbeitung einschränkt, weil die Daten nicht oder nicht ohne Weiteres aus ihnen extrahiert werden können, gelten nicht als maschinenlesbar.”

Ein offenes Format wird definiert als “ein Dateiformat, das plattformunabhängig ist und der Öffentlichkeit ohne Einschränkungen, die der Weiterverwendung von Dokumenten hinderlich wären, zugänglich gemacht wird”.


Kosten-Begrenzung

Es steht öffentlichen Stellen frei, Dokumente unentgeltlich zur Weiterverwendung bereitzustellen. Werden Entgelte erhoben, dann dürfen öffentliche Stellen keine höheren Gebühren erheben als die aus der Reproduktion, Bereitstellung und Verbreitung entstehenden Grenzkosten – also den Kosten, die durch die Produktion einer zusätzlichen Einheit entstehen.

Das Gesetz erlaubt, dass zwischen nicht-kommerzieller und kommerzieller Nutzung unterschieden wird, und z.B. Gebühren bei kommerzieller Nutzung von Dokumenten erhoben werden können, deren nicht-kommerzielle Nutzung gratis ist.

Die Erläuterungen zum Gesetz merken an, dass die durchschnittlichen Betriebskosten für Datenbanken niedrig sind und die Grenzkosten nahe null sind. Deshalb wird öffentlichen Stellen empfohlen, für herunterladbare Dokumente keine Gebühren einzuheben, da das Eintreiben solcher Gebühren selbst Kosten verursacht.

Es gibt jedoch drei Ausnahmen, der Grenzkosten-Grundsatz gilt nicht für:

  1. öffentliche Stellen, die durch erzielte Einnahmen einen wesentlichen Teil ihrer Kosten im Zusammenhang mit der Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgabe decken müssen;
  2. Dokumente, bei denen die betroffene öffentliche Stelle ausreichend Einnahmen erzielen muss, um einen wesentlichen Teil der Kosten für deren Erfassung, Erstellung, Reproduktion und Verbreitung zu decken;
  3. Bibliotheken, Museen und Archive.

Bestandsliste

Auf data.gv.at entsteht eine Bestandsliste der wichtigsten Dokumente samt Metadaten. (Das bislang wohl wenig genutzte Informationsweiterverwendungs-Register auf usp.gv.at wird eingestellt.)

Weiterhin verlangt das IWG jedoch, dass Anträge auf Weiterverwendung von Dokumenten schriftlich bei der öffentlichen Stelle zu stellen sind, in deren Besitz sich das beantragte Dokument befindet (§5).

Fazit

Mit der Umsetzung der PSI-Richtlinie und der Novellierung des IWG setzt Österreich die Pflichtaufgabe um und führt EU-Mindeststandards ein. Darüber hinaus geht man jedoch nicht.

Die rechtliche Grundlage für Open Data wird mit dem IWG gestärkt – erstmals wird beispielsweise der Begriff “maschinenlesbar” mit Bezug auf öffentliche Informationen in einem Bundesgesetz erwähnt. Ebenso wird data.gv.at als zentrale Plattform für Open Data und Dokumente der öffentlichen Hand verankert.

Zwar führt das IWG eine Verpflichtung für maschinenlesbare Dokumente ein, es gibt jedoch genug Hintertüren für die Verwaltung, um Dokumente wie gehabt in nicht-weiterverarbeitbaren Formaten und ohne offene Lizenzen zu veröffentlichen. Auch gibt es keine Sanktions- oder Kontrollmechanismen, um die Umsetzung des IWG zu forcieren.

Weiterhin fehlen eine nationale und von höchster politischer Ebene unterstützte Open Data Strategie, sowie ausreichende Mittel, um das Thema Open Data auf allen Ebenen der Verwaltung voranzutreiben. Wirklich politisch zuständig ist für das Thema auf Bundesebene immer noch niemand.

Es braucht weiterhin Maßnahmen zur Bewusstseinsbildung, damit zukünftig immer mehr MitarbeiterInnen der Verwaltung das Thema Open Data im Hinterkopf haben, den Mehrwert erkennen, und so weit als möglich das Wissen der Verwaltung frei zugänglich und nutzbar machen. Die Cooperation OGD Österreich hat diesbezüglich schon einiges erreicht, aber es braucht mehr Ressourcen, um den notwendigen Kulturwandel herbeizuführen. Ressourcen braucht es auch für die Zivilgesellschaft, die sich mit Open Data und ihren Anwendungsgebieten befasst.

Ein nächster wichtiger Schritt wird die für Herbst angekündigte Reform des Amtsgeheimnisses und der Beschluss eines Informationsfreiheitsgesetzes sein. Damit sollen BürgerInnen auch endlich in Österreich das Recht auf Informationszugang und Akteneinsicht bekommen – und damit das Recht auf eine Nutzung von mit öffentlichen Mitteln generiertem Wissen.

Zum Nachlesen

Im März haben wir unsere Stellungnahme zur Begutachtung der IWG-Novelle ans Parlament übermittelt und darüber in einem Blogpost alle Infos zusammengefasst.

Wir danken der Internet Foundation Austria (IPA) für die Unterstützung durch das Förderprogramm netidee.at.
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